Messageries... Domino, Exchange ou autres
Les enjeux du mail

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Note :

Cette réflexion a été écrite en 2001/2002. Il est évident que les enjeux et les problèmes liés à la messagerie ont changé !

Présentation

A travers le choix d'une messagerie, plusieurs enjeux s'opposent alors qu'aujourd'hui "le patrimoine de l'entreprise est essentiellement dans l'e-mail". Quels sont ces enjeux et quelles sont les possibilités d'action d'un administrateur ? Voici quelques-unes de mes réflexions, j'attends vos suggestions.

Réflexions

A travers la messagerie plusieurs enjeux se dessinent :

Accès pour les utilisateurs mobiles.

La mise en place des WAN d'entreprise doit permettre à utilisateur de profiter du serveur le plus proche (proximité en terme de réseau est souvent synonyme de performances) pour la gestion de ses mails. Au moins pour la partie émission. Les serveurs Dominos se prêtent assez bien à ce genre d'exercices à la fois en émission comme en réceptions mais des solutions sont aussi possibles avec d'autres solutions de messagerie.

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Les problèmes de stockages.

La progression du nombre de messages reçus est en permanente évolution et cette évolution ne se fait pas vers le bas. Outre les messages d'entreprises, nous recevons quotidiennement des informations de clients, de fournisseurs.

A l'origine, purement textuel, ces messages sont devenus de plus en plus lourd avec l'arrivé des attachements et maintenant du multimédia. De plus les réseaux et les serveurs sont devenus plus performants et l'utilisateur n'est pas directement pénalisé s'il envoie un mail de 10 Mo à une dizaine ou une centaine de personnes.

Dans cet environnement, les administrateurs se trouvent rapidement (en tout cas toujours trop rapidement) confronté au problème de la place occupé. Soyez ferme ! me direz-vous... Problème, l'espace est souvent phagocyté à 50/60 % par 10 % des utilisateurs qui bien sur se révèlent être des VIP. Si vous leur bloquez leur messagerie, ils ne peuvent plus travailler et bien sur ce n'est pas le moment de faire le ménage ni même d'écouter vos recommandations et après tout, l'entreprise est plus souvent la leur que la votre.

Augmenter la place disque n'est pas une solution car on se heurte immédiatement au problème des sauvegardes : le coût et le temps des sauvegardes journalières deviennent vite prohibitif !

De plus on est aussi obligé de faire l'impasse sur des fonctionnalités bien pratiques comme les répliques locales de dossiers de messagerie qui permettent un travail déconnecté sur un portable par exemple.

Alors que faire ?

L'e-mail, patrimoine de l'entreprise, constat d'échec ou absence de stratégie ?

Le constat est souvent là, le contenu de la messagerie est souvent une archive de l'entreprise ou du moins, c'est souvent vu comme tel mais cette vision pose des problèmes :

Alors que faire ?

Quelles solutions ?

Casser le cercle vicieux et redonner à la messagerie son rôle premier celui de la seule transmission des messages.

Personnellement, avec quelques années de Lotus Domino derrière moi, je crois au serveur de messagerie+plus workflow+système d'indexation.

Le rôle de la messagerie doit se retrouver cantonné à la transmission de messages périssables. L'archivage des décisions et des étapes d'un projet ne doit pas être retrouvé dans une suite de messages mais dans un dossier projet indexé, daté et sécurisé (une base Notes par exemple ou tout autre système de stockage permettant indexation, datage). Ce point de stockage unique, bien que si possible facilement réplicable, va me permettre de disparaître d'un projet sans emporter 6 mois de décisions stratégiques où va permettre au nouveau venu de ma société de retrouver facilement l'historique des comités directeurs du projets sur lequel il vient d'être affecté.

Ma boite au lettre peut s'en trouver soulagée d'autant, je n'ai plus besoin de stocker à long terme et elle redevient un téléphone asynchrone évolué avec un peu plus de mémoire.

On peut ainsi redéfinir des tailles limités pour les boites aux lettres en jouant sur l'archivages des anciens messages. Cet archivage se fera sur plusieurs niveaux, archive en ligne, puis archive hors-lignes, puis archives oubliées  ;-) .

Il faut changer ses habitudes. Si l'information que je veux transmettre est importante, je dois la déposer dans une "container" adapté et informer les gens de la mise à disposition de cette information.

Si les destinataires ne sont pas de mon entreprise, je dois de toute façon stocker cette information de façon fiable pour la suite du projet avant de les mettre en copie de l'information. Si je dois travailler régulièrement avec eux, il est peut être temps que je me pose la question d'un outils de partage d'information et de gestion de projet commun !!!

La mission est elle possible ?

Je suis d'un naturel optimiste, alors oui si (et seulement si comme aurait dit ma prof de math) cette mission rentre dans une démarche d'entreprise c'est à dire que la volonté est commune, soutenue par les décideurs.


Le tabac nuit gravement à la santé ! Et la nicotine encrasse non seulement les poumons mais aussi les claviers et les ventilateurs ! Copyright ©1997-2010, François Dunoyer, Dernière modification le